Como aumentar sua produtividade no trabalho

Hoje, com a grande quantidade de informações que recebemos a uma velocidade assustadora, fica difícil mensurar o quão produtivos somos e o que realmente nos ajuda ou atrapalha nesse quesito. Por mais complexo que possa parecer, a resposta é bem simples: basta estar focado no aqui e agora. Embora pareça um clichê, essa dica é infalível – apesar de na maioria das vezes ser extremamente difícil colocá-la em prática. O grande obstáculo está justamente no fato curioso de que o que mais atrapalha o nosso foco são ferramentas que, a priori, têm a função de facilitar e tornar nossas vidas mais práticas, como o celular, as redes sociais, os emails e os diversos aplicativos que existem.

A grande questão é saber usar de forma adequada e equilibrada essas ferramentas que, de fato, podem nos ajudar muito. Afinal, o problema não está nas ferramentas em si, mas sim no mau uso que fazemos delas. Ou seja, a responsabilidade é toda nossa! O lado bom disso é que para mudar e aumentar nossa produtividade, também só depende de cada um de nós.

O que fazer para mudar?

Faça um pequeno experimento: quando precisar focar em alguma atividade, se desligue das demais por completo até terminar. Desligue (ou tire de perto de você) o celular, feche a caixa de emails, se desconecte das redes sociais, avise aos colegas que você não poderá ser interrompido pelos próximos minutos e foque no aqui e agora. Você vai sentir muita diferença e logo terá tempo para acessar todas as outras ferramentas, sem se atrapalhar. A ideia não é se desconectar do mundo, cada ferramenta tem seu valor social, porém é preciso ter parcimônia e bom senso.

Uma outra maneira de aumentar sua produtividade é determinar horários para cada atividade. Faça intervalos entre uma tarefa e outra e estipule uma pausa para acessar as demais ferramentas. Por exemplo: para cada 60 minutos de atividade focada, tire 15 minutos para acessar outros conteúdos. Após esse período, trave tudo, retomando ao ponto de onde parou.

Usando o email no dia a dia

No ambiente corporativo o email é uma ferramenta fundamental, mas como tudo na vida é preciso ter disciplina para usá-la. Uma boa dica para se organizar e aumentar sua produtividade é deixar na caixa de entrada somente o que estiver em andamento ou o que for pendência. Estipule horário para ler as mensagens: na primeira hora da manhã, antes e depois do almoço, e antes de terminar o expediente. Arquive os demais emails em pastas, para facilitar a pesquisa depois. Não deixe a caixa de entrada aberta o dia inteiro, principalmente quando estiver no meio de uma atividade.

A personal organizer Thais Godinho, do site Vida Organizada, sugere, ainda, que você habilite uma resposta automática para suas contas de emails, avisando que checa suas mensagens em tais horários e que se o assunto for realmente urgente você pode ser contatado através de um outro canal. Dessa forma, as pessoas vão começar a mandar menos emails desnecessários ou juntar todas as perguntas em um só. E não se preocupe: se o assunto for realmente urgente, a pessoa vai lhe contatar de alguma forma, então você não precisa ficar desesperado checando sua caixa de entrada a cada 5 minutos.

Evite a tentação das redes sociais

Essa dica chega a ser óbvia: não use redes sociais no trabalho. Se você trabalha com isso, experimente utilizar outras plataformas para administrá-las e agendar posts. Dessa forma, você não precisa entrar nessas mídias, acabar caindo na tentação de checar todas as últimas atualizações e perder horas nisso. Se você tem a liberdade de usar redes sociais para fins pessoais no seu trabalho, procure estipular um horário para isso e só acesse depois que tiver terminado suas metas diárias.

Use o celular de forma consciente

Atualmente é quase impossível encontrar alguém que não tenha um smartphone e que esteja conectado quase 24h por dia. Mas, no ambiente de trabalho, é preciso conter a ansiedade e procurar responder mensagens e chamadas pessoais somente no fim do dia. Uma boa prática é deixar o aparelho sempre no modo silencioso. Dessa forma, você diminui os riscos de se distrair com notificações de novas mensagens, chamadas, etc. E quando estiver em reunião ou resolvendo questões que demandem foco total, não tem jeito: desligue o celular.

Independente da ferramenta, a regra é sempre a mesma: use com bom senso. Pense em formas produtivas de lidar com elas, sempre usando a criatividade, prezando pela produtividade. Use a tecnologia a seu favor! Pense sobre o ganho de não se deixar levar por essas distrações. E lembre-se que o tempo é a moeda de mais valor na atualidade. Portanto, invista nele que o retorno é garantido.