Aprenda a lidar com prazos

Você já pensou em se multiplicar para dar conta de seus prazos? Bem, o cinema já! No filme Multiplicity (1996, EUA), que recebeu o título brasileiro de “Eu, Minha Mulher e Minhas Cópias”, o ator Michael Keaton interpreta um personagem que, sobrecarregado pelos diversos afazeres do dia a dia, acaba encontrando um cientista maluco que é capaz do impensável: fazer cópias de um ser humano, tão fiéis, que podiam assumir parte de suas funções cotidianas.

Não quero estragar o filme, mas se você não o assistiu desde 1996, acho que posso contar uns detalhes não é? Ele começa fazendo uma cópia de si mesmo para cuidar de suas atividades profissionais. Pouco depois faz uma segunda cópia para cuidar de seus afazeres domésticos/familiares e, em pouco tempo, já existem três cópias suas andando por aí. É claro que todos aqueles afazeres se tornam bem fáceis de lidar, com várias cópias de si agindo ao mesmo tempo, porém, em certo ponto da história, ele percebe que sua vida estava passando e que, ao se afastar de seus afazeres cotidianos, ele não a estava vivendo.

A manifestação concreta do peso dos nossos afazeres, sejam eles profissionais ou pessoais, se dá pelo estabelecimento de um prazo. Em certas circunstâncias este prazo é mais flexível e, em outras, mais rígido. Em certos casos o prazo é longo e ainda está distante, em outros casos o prazo é curtíssimo e já estamos atrasados sem nem ter começado a tarefa, mas há uma coisa que todos os prazos têm em comum: mais cedo ou mais tarde eles vencem e, é aí que começa nosso martírio.

Cumprindo os prazos na prática

Epicteto já dizia, há quase dois mil anos, que “os homens são movidos e perturbados não pelas coisas, mas pelas opiniões que eles têm delas”. Minha primeira dica para quem quer lidar melhor com os prazos é parar de pensar neles como um inimigo e, sim, como um amigo. Da mesma maneira que nosso herói Michael Keaton percebeu, no filme que contei ao iniciar este artigo, que os afazeres é que recheiam nossa existência, dando-lhe sentido e contexto, sugiro que você passe a pensar em prazos como aquele fator que organiza suas ações e lhe impulsiona a conseguir coisas que, de forma desordenada, dificilmente seriam atingidas.

Tudo bem que você pode ficar tentado a achar que, na maioria das vezes, os prazos atendem às necessidades dos outros e não às suas. Mas se você analisar um pouco, verá que qualquer esforço seu, no sentido de atingir seus prazos, trará ganhos pessoais a você mesmo. Esses benefícios passarão a ficar guardados em sua bagagem pessoal e lhe acompanharão em qualquer outro desafio futuro. Finalmente você entenderá que a fixação de prazo atende também, ou até unicamente, aos seus interesses.

qualquer esforço seu, no sentido de atingir seus prazos, trará ganhos pessoais a você mesmo

Não pense, contudo, que uma reprogramação mental, trazendo o prazo para o campo dos agentes positivos de sua vida, seja suficiente para que, de agora em diante você dê conta deles sem nenhum esforço. Certamente será preciso método e ação adequados para atingir prazos com um sorriso nos lábios.

Agenda ajuda na organização

Primeiro passo: tenha uma agenda e aprenda a se relacionar com ela. Você pode escolher a que achar que é mais adequada ao seu padrão: pode ser uma agenda de papel, pode ser uma agenda na internet, pode ser uma agenda em algum software em seu computador, pode ser a agenda do seu celular. Escolhida a agenda assuma – com você mesmo – o compromisso de que tudo o que você precisar fazer ficará anotado naquele local. Comece fazendo uma lista simples de tudo o que você precisa fazer e esforce-se para se lembrar da maior quantidade de coisas que puder. Nesse momento não pense em quando fará suas tarefas, apenas preocupe-se em relacioná-las. Ao final, classifique estas tarefas e afazeres em três grupos:

1. Importantes
2. Úteis
3. Interessantes

Separe o tempo de cada dia, deixando 60% dele para os assuntos importantes, 20% para assuntos úteis e 10% para assuntos interessantes.

Separe o tempo de cada dia, deixando 60% dele para os assuntos importantes, 20% para assuntos úteis e 10% para assuntos interessantes.

Os 10% restantes servirão como tempo livre para você ou para imprevistos.

Agora você já está pronto para preencher as lacunas da agenda. Vá colocando cada uma das tarefas em cada dia, seguindo a divisão acima.

Daqui para frente, antes de aceitar um novo compromisso, consulte sua agenda e negocie o prazo até que seja possível que ele se encaixe em seus compromissos já existentes.

Tarefas urgentes

Antes que você pergunte: mas e as coisas urgentes? Muito bem, elimine esta palavra do seu repertório. Nada nasce urgente – você não sabia? – se as coisas ficaram urgentes, é porque alguém perdeu tempo lá atrás e você, com a agenda organizada, não vai mais deixar isso acontecer, logo abandone o termo urgente. Dê atenção ao que é importante.

Evite as armadilhas

Em nosso dia a dia existem diversas armadilhas que consomem nosso tempo e nos impedem, mesmo tendo uma agenda bem organizada, de cumprir nossos prazos. Aprenda a lidar com estes imprevistos e a respeitar sua agenda.

A grande conectividade de que dispomos é um dos dificultadores. E-mails, redes sociais, celular, SMS, tudo isto pode ser uma delícia, mas toma tempo e, como qualquer outra coisa, se não receber cuidado pode prejudicar. Determine certos horários do dia para dar alguma atenção para estes canais de comunicação e, na medida do possível, evite ficar conectado o tempo todo.

Outra grande armadilha são os telefonemas, reuniões e conversas durante o expediente. Tente adotar o hábito de deixá-los para aqueles 20% de seu tempo que você reservou para tarefas úteis. Não tenha medo de dizer ao seu interlocutor, sempre que possível, que você está no meio de uma tarefa inadiável e que gostaria de retomar o assunto mais tarde ou no dia seguinte. Seja dono do seu tempo.

Quero ainda falar um pouco sobre sua atitude diante dos compromissos vindouros. Pode ser que seu superior ou um cliente lhe chame e peça algo para amanhã. Seja pensando em uma promoção, seja pensando em cativar o cliente, sua primeira reação tende a ser “deixa comigo”. Se, de fato, você cumprir o prazo e atender o cliente/superior, tudo bem, mas pense em quão negativa será a impressão que você vai deixar se assumir o prazo e não cumprir? Nestas horas, resista à tentação: consulte sua agenda, certifique-se de que poderá honrar o compromisso e se preciso negocie mais tempo. Pode acreditar: seu chefe ou cliente ficará muito bem impressionado em ver seu comprometimento com os prazos e a impressão positiva ficará valendo desde já.

Por fim, ainda no campo das armadilhas, fuja da procrastinação! O que for que tiver que fazer, faça já. Fácil ou difícil, faça já. Rápido ou demorado, faça já. Quanto mais você mudar coisas em sua agenda e deixar assuntos para amanhã, menos sucesso você terá em cumprir seus prazos.

Quanto mais você mudar coisas em sua agenda e deixar assuntos para amanhã, menos sucesso você terá em cumprir seus prazos.

De novo, aqui vale mais a ação do que o planejamento. Quantas vezes aquela tarefa tão difícil ou desagradável se mostrou simples e até agradável depois de começada? Pois então, faça já!

Fim do filme

Não sei como você lida com prazos atualmente, mas na verdade não faz diferença, pois qualquer um é capaz de se organizar e dar conta de prazos. Então não fique aí parado, pensando em como tem sido difícil lidar com suas tarefas: ponha as mãos na massa e escreva, você mesmo, o fim do filme em que você dá conta dos prazos e assume os rumos do seu tempo.